CLAVES PARA OPTIMIZAR EL TIEMPO DE TRABAJO

La capacidad de gestionar bien el tiempo es una habilidad que las empresas valoran cada vez más en sus trabajadores, ya que este factor mejora la productividad y la competitividad de la organización.

Es importante analizar las tareas concretas que habremos de llevar a cabo para lograr esos objetivos y decidir cuáles nos corresponde ejecutar directamente y cuáles podemos delegar.

Con estos 10 senciilos consejos nos centramos en gestionar y optimizar el tiempo

1- Entorno ordenado y organizado

Trabajar en un entorno ordenado nos facilitará administrar con mayor habilidad nuestro tiempo. Antes de preocuparte por los asuntos que en realidad deben preocuparte, dedica unos minutos a organizar tu escritorio, despacho, laboratorio o dónde quieras que trabajes. Como una inversión sólida, verás que los beneficios llegan al cabo de poco.

2- Haz una agenda

Lo importante es tener una herramienta “física” puede ser una agenda, una tableta o cualquiera de los dispositivos inteligentes que nos permiten tener nuestra planificación y nuestros compromisos en un lugar escrito al que acudir.

3- Tiempo disponible – objetivos – prioridades

Sabemos que las obligaciones del que tiene su propio negocio no terminan nunca, por eso lo importante de definir cuáles son losobjetivos de tu empresa y cuáles serán las tareas que debes priorizar. Una vez detectado esto, te será más fácil otorgar qué cantidad de tiempo le dedicas.

4 – Planifica todo lo planificable

Ten en cuenta que los imprevistos surgen y la única manera de poderlos afrontar con garantías es tener controlado, precisamente, lo que no lo son. Por eso, planifica todo lo planificable, y una vez identificados tus objetivos y prioridades, y el tiempo que les quieras dedicar, solo falta plasmarlo en tu agenda. Piensa a medio plazo y organizarte por adelantado mínimo una semana por adelantado, y en la medida que puedas, ten las tareas de un mes vista también estructuradas.

5 – Fechas de entregas viables

Para optimizar el tiempo, establecer fechas a las que sabes que no vas a llegar no te hace ningún favor. Recuerda, el tiempo es oro, y dedicar más del que planteabas a un proyecto significa que estas perdiendo dinero. No te quieras impresionar a ti mismo estableciendo fechas de entrega a las que tendrás que dedicar más horas de las que sabes que necesitarás.

6 – Delega y vencerás

Hay muchas tareas a las que no llegas o que no conoces excesivamente bien. Hablamos desde la limpieza de tu oficina, a la gestión contable de tu proyecto, por ejemplo. Reconoce en tus socios y compañeros, si los tienes, las competencias que te pueden ayudar, porque si las hacen mejor que tú, lo harán en menor tiempo. S

7 – Conocer horas de mayor rendimiento

Cada persona es un mundo, y más allá de las características del negocio y del propio emprendedor, a la hora de trabajar hay ciertos momentos en los que damos lo mejor de nosotros. Intenta adaptar tus tareas en estos ratos de mayor rendimiento, especialmente aquellas que son prioritarias para hacer más eficiente tu trabajo.

8 – Para trabajar mejor, descansa

La productividad personal es un gráfico decreciente que a medida que pasan las horas va llegando a cero. Para evitarlo, debes cargar pilas de vez en cuando. Simplemente una pausa de 15 minutos cada 2 horas te ayudarán a afrontar más fresco las tareas pendientes. Levántate de tu silla y sal a estirar las piernas (si trabajas al aire libre, tómate 10 minutos para sentarte): romper brevemente con la rutina te facilita aprovecharla y hacerla menos pesada.

9 – Detecta los “ladrones del tiempo”

Todos tenemos distracciones que nos complican focalizarnos en nuestras tareas. Trabajar con el ordenador es, para muchos, indispensable, pero es una gran fuente de “ladrones de tiempo”: correo, redes sociales…, así como las interrupciones y visitas de compañeros si trabajamos en un ambiente abierto, el teléfono y sobretodo el smartphone, o cualquier detalle de nuestro entorno familiar si tenemos nuestro trabajo en casa… Lo importante es saber que los “ladrones de tiempo” existen y que te hacen perder la concentración y consecuentemente, muchas horas. Identifícalos y termina con ellos.

10 – Toma nota

Como hemos dicho anteriormente, los inconvenientes surgen, y se trata de adaptarse a ellos, y en el futuro de aprender. A medida que te acostumbres a trabajar con una agenda, con planificación y estructurando tu tiempo, aprovecharás mejor tus horas. Pero para ello, aprende de tus errores y adapta las futuras planificaciones a tu experiencia.